A présent les différents moyens de stockage sont papier,micro-fiches, microfilm, des cassettes et des disque optiques. C'est évident que ces moyens de stockage sont chèrs, prenant beaucoup de temps et d'espace. A cause de l'Internet les employées n' acceptent de plus des temps d'attente pour la demande d' archives. Toute information est maintenant disponible par un seul clic de souris. Le monde se digitalise et les directives Européennes pour le commerce électronique sont transformées vers des législations nationales et avec cela la conservation électronique des documents est la solution ultime.

Vraiment ?

Raisons pour encore stocker sur papier:

La loi prescrit le stockage d'archives sur papier. Le gouvernement l'exige, et cela sert de preuve devant la justice.

La première raison découle des besoins légaux en rendant l'impossibilité l'utilisation de documents électroniques. Par exemple, la signature sur un contrat avec la mention "lu et approuvé".

L'exigence du gouvernement est la seconde raison afin de stocker des archives surtout sur le niveau de la sécurité sociale, la comptabilité et la fiscalité. Le gouvernement a clairement préféré la voie électronique dans des applications de stockage des documents concernant la sécurité sociale. Une des premieres applications électroniques était la déclaration de Dimona: La déclaration directe est la relation des conditions de travail entre employeur et employés. Les employeurs sont obligés de la déclarer de manière électronique. Le plus important est que le gouvernement va centraliser ces informations dont il sera alors la source unique. Le Gouvernement stockera ces données électroniquement, ce qui fait que les sociétés n'auront plus besoin d'en garder des copies.

C'est totalement différent en ce qui concerne les documents comptables et fiscaux. Les entreprises ne sont pas tenté de transmettre cette information au fisc. On est confronté en même temps avec des différentes législations qui constituent un tout incohérent: TVA, Documents douaniers, code du commerce, loi sur les régimes de faillites .Cela résulte d'un melange de stockage électronique et stockage sur papier.

La force probante est la troisième raison pour ne pas quitter le régime de stocker sur papier. On vous fera grâce des explications juridiques de la force probante dans le code civil, code du commerce et le droit criminel. Il n'existe pas encore une régulation générale de e-archivage de documents stockés sur papier et pour cela on doit conserver le contenu fixe sur papier.