De opslagmogelijkheden waren tot nu toe papier, microfiches-en film, tapes en optische schijven. Dat die opslag duur,plaatsnemend en het opzoeken tijdrovend is, spreekt voor zich. De meeste bedrijfsmedewerkers aanvaarden door de internetervaring geen lange wachttijden meer voor het opzoeken van een bepaald archiefstuk. Door deze internetervaring is alles binnen een muisklik beschikbaar op de desktop. De wereld digitaliseert en nu de EU richtlijnen voor elektronische handel worden omgezet in nationale wetgeving, lijkt niets de elektronische bewaring en archivering van documenten nog in de weg te staan.

Of toch?

Redenen om toch op papier te blijven bewaren:

De wet schrijft het gebruik van papier voor, de overheid eist het of men wil iets kunnen bewijzen. De eerste reden slaat dus op de wettelijke vormvereisten die een elektronisch origineel onmogelijk maken, bijvoorbeeld de ondertekening van een contract met de vermelding "gelezen en goedgekeurd". Voorbeelden daarvan komen voor in het arbeidsrecht, verzekeringsrecht en consumentenrecht.

De tweede reden voor een papieren archief is omdat de overheid het eist, vooral op het domein van de sociale zekerheid en voor alles wat te maken heeft met de boekhouding en fiscus. Wat sociale zekerheid betreft, verkiest de overheid duidelijk voor de elektronische weg. Een eerste toepassing was de dimona-aangifte: de onmiddellijke aangifte van het begin en het einde van een arbeidsrelatie is nu voor alle werkgevers verplicht langs elektronische weg. Belangrijk is daarbij dat de overheid centraal alle gegevens bijhoudt en optreedt als authentieke bron. Dat betekent dat de overheid de archivering van de bedrijven overneemt, en dit elektronisch. Zo hoeft een bedrijf bijvoorbeeld zelf geen personeelregister meer bij te houden.

Wat boekhoudkundige en fiscale documenten betreft, verloopt het verhaal geheel anders. Bedrijven zijn uiteraard niet zo happig om dergelijke informatie uit handen te geven aan de overheid. Bovendien wordt men hier geconfronteerd met een hele resem wetgevingen die een incoherent geheel vormen: BTW, douane, boekhoudwetgeving, faillissementswet , enz.... Het resultaat is een mix van een papieren en een elektronisch archief ( een hybride systeem).

De derde goede reden om niet helemaal af te stappen van een papieren archief is de bewijskracht ervan. We besparen u de juridische uitleg over bewijskracht in het Burgerlijk recht, Handelsrecht en Strafrecht, het onderscheid tussen rechtshandeling en rechtsfeit, en de wettelijke vormvereisten voor de geldigheid van het bewijs. Er bestaat nog geen algemene regeling voor het e-archiveren van papieren documenten vandaar dat men bepaalde 'fixed content' op papier bewaart.